Cómo Conectar Power BI Con Sharepoint O Teams

Power BI es una poderosa herramienta de Microsoft que permite crear reportes y dashboards de manera integrada con otros productos de la misma familia, como Sharepoint y Teams.

Hace poco me solicitaron en el trabajo crear un #Dashboard en donde se muestre el estado de los procesos de #Compras de un #Proyecto de gran escala. Como miembro del equipo de #PMO, tomé esta responsabilidad de manera que le sirva a los #StakeholdersClave a tomar mejores decisiones sobre el proyecto y tener un informe más ejecutivo.

El seguimiento se venía haciendo a través de un archivo #Excel compartido ubicado en un grupo de #MicrosoftTeams, así que decidí investigar un poco sobre cómo integrar #PowerBI con Teams. Encontré miles de vídeos en #YouTube y varios posts tutoriales de la misma página de #Microsoft, lo que me llevó a probar y probar, hasta que por fin le di con la #Integración.

Debo confesar que esto me tomó algún tiempo (un par de días) y por eso voy a resumirlo de la manera más sencilla con algunos pantallazos para evitarte el tiempo de búsqueda y así también me servirá a mí por si más adelante me lo olvido.

Cómo conectar Power BI con Sharepoint o Teams

A continuación, la secuencia que tomé para la integración:

1. Buscamos la fuente de datos

Abrimos la aplicación #PowerBIDesktop, nos vamos a "Get Data" y elegimos "Sharepoint folder":

2. Ubicamos el enlace del archivo en Sharepoint

Primero, identificamos el archivo ubicado en un grupo de Microsoft Teams que será nuestra #FuenteDeDatos; en el ejemplo será el Excel "Compras Perú IPTV 2022 - Resumen.xls":

Ahora, nos vamos a #MicrosoftSharepoint y localizamos el archivo. Lo seleccionamos de tal manera que en la parte de arriba nos muestre el link de acceso directo. Luego copiamos el link:

Por último, volvemos a Power BI Desktop y pegamos el link completo, para luego eliminar todo lo que está luego del nombre del #GrupoDeTeams. En el ejemplo, el grupo se llama "HISPAM-IPTVPeru.TMHMA". El link definitivo quedará como en el siguiente ejemplo:

3. Ingresamos las credenciales

Una vez ingresado el link, nos aparecerá la siguiente ventana en donde nos loguearemos con nuestra #CuentaCorporativa. Para ello, nos vamos a la opción "Microsoft account" e ingresamos nuestras credenciales. Luego, seleccionamos la estructura del árbol en donde se encuentra nuestro archivo; para el ejemplo, la tercera opción, la opción del grupo de Teams:

Hecho esto, nos aparecerá la lista de archivos localizados dentro del grupo. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos nuestro archivo Excel fuente, luego le damos a "Load", tal como se muestra en la figura:

4. Agregamos a Power BI la pestaña del archivo en donde se encuentra la información fuente

Una vez cargado el archivo a Power BI Desktop, seleccionamos el #Query y le damos click derecho y "Edit query":

Ahora procedemos a seleccionar el archivo requerido, ya que por defecto, Power BI importa todos los archivos que se encuentran dentro del grupo de Teams. Para nuestro ejemplo, ubicamos el archivo "Compras Perú IPTV 2022 - Resumen.xls":

Ahora se muestran todas las pestañas del archivo Excel seleccionado. Procedemos a elegir la pestaña en donde se encuentra la información que queremos trabajar y le damos doble click para que se despliegue; para el ejemplo, la pestaña se llama "Resumen ejecutivo RFPs":

Una vez desplegada la información de la pestaña, ya tenemos la información base en #PowerBIDesktop, en donde procederemos a hacer la limpieza de las filas y columnas inservibles, cambiar los formatos de los tipos de columnas (fecha, número entero, moneda, texto, etc) y todo el trabajo que implica llevar la información lo más limpia posible al #Dashboard.

De esta manera, culminamos con la integración de Power BI con Sharepoint o Teams. Lo que viene ya es el diseño del #Dashboard y los #Reportes que se entregarán a los #StakeholdersClave.

No me considero experto en el uso de Power BI Desktop, aunque por el tiempo que lo vengo usando, he descubierto que es una #Herramienta poderosísima para crear reportes dinámicos que le dan valor a los gerentes y líderes de los proyectos, ya que les permite tener la información más consolidada y resumida para tomar las #Decisiones correspondientes de sus #Presupuestos y el proyecto en general.

¡Cualquier aporte es bienvenido!