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Un tema muy importante a considerar en los proyectos es la manera de cómo gestionar los cambios durante todo su ciclo de vida. En este post veremos la importancia de contar con un Sistema de Control de Cambios para los proyectos del tipo cascada (Waterfall).
A diferencia de las metodologías ágiles, - las cuales adoran los cambios - los proyectos del tipo cascada, también llamados Waterfall o predictivos, generalmente se gestionan de acuerdo a las buenas prácticas del PMBOK®, el cual establece durante la planificación la pauta que se seguirá en las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto. Dentro de la etapa de planificación se definen los lineamientos, procesos y procedimientos a utilizar en el proyecto, que según la naturaleza del proyecto, se pueden elegir las mejores herramientas para llevar un control y una gestión adecuada durante las etapas posteriores.
Una de esas herramientas importantes a considerar es el Sistema de Control de Cambios. Este sistema, presentado en la imagen anterior, define los pasos a seguir cuando se requiera un cambio en el proyecto, luego de haber acordado con el cliente todas las líneas base del proyecto (alcance, tiempo, costos). Para describirlo de una mejor manera, se ha dividido el proceso en 3 partes, que se describen a continuación:
Antes del Cambio
La clave en esta primera parte es la prevención. Se conoce que a medida que el proyecto avanza, los cambios suelen tener un mayor impacto y pueden ser más costosos de implementar, tanto así que en muchas ocasiones lo mejor es prevenirlos para que no impacten en los objetivos del proyecto, realizando una buena planificación a través de una recolección precisa de requisitos de los stakeholders.
“A medida que el proyecto avanza, los cambios suelen tener un mayor impacto y pueden ser más costosos de implementar.”
El equipo de gestión del proyecto estará encargado de analizar las causas raíz de los posibles cambios para adelantarse a los futuros escenarios que se puedan presentar y mitigar los impactos. A su vez, el mismo equipo tendrá la capacidad de identificar puntos de mejora mientras se va aprendiendo más sobre el proyecto y ellos mismos podrán crear solicitudes de cambio para gestionar de una mejor manera el proyecto.
Como buena práctica, el equipo de gestión tendrá la capacidad de evaluar el impacto de los cambios en cada área de conocimiento y así entender mejor las causas y consecuencias que puedan estar relacionados al cambio solicitado. Esto, con el objetivo de prevenir más cambios a futuro que puedan impactar al proyecto.
Control Integrado de Cambios
Y aquí inicia el Sistema de Control de Cambios. Como vimos en la parte anterior, prevenir los cambios es una buena práctica para poder lograr los objetivos del proyecto. Así como no existe un proyecto sin cambios, es importante que exista una manera de controlarlos para que no se desborden. El proceso se da de la siguiente manera:
Crear una Solicitud de Cambio: Cualquier stakeholder del proyecto puede crear una solicitud de cambio. En este punto, un interesado identifica una necesidad o cambio que no estaba contemplado desde el principio e inicia una solicitud. En ella especifica lo que se desea y la justificación del cambio. Esta solicitud se envía hacia el Comité de Control de Cambios (CCB), que se describirá en el siguiente punto.
Calcular el Cambio: El Comité de Control de Cambios (CCB) es el equipo conformado por integrantes de distintas áreas del proyecto (equipo multidisciplinario) quienes evalúan y deciden sobre los cambios solicitados. Este equipo se puede reunir de manera semanal, quincenal o mensual, de acuerdo a la naturaleza del proyecto. En este punto, el CCB evalúa el impacto del cambio, principalmente en alcance, costos, tiempo, calidad y riesgos; además de analizar si es que el cambio impacta en los objetivos del proyecto. De esta forma, obtiene información de la solicitud para tomar las decisiones posteriores.
Identificar las Opciones: Luego de evaluar el impacto del cambio, el CCB se enfoca en las soluciones de implementación del cambio, como en la cantidad de recursos que se requieren, la cantidad de tiempo que se necesita o la cantidad de riesgos que se le agregará al proyecto si es que se decide aceptar el cambio. Además, realiza un análisis de la ruta crítica y evalúa opciones de compresión de cronograma para verificar si luego del cambio se puede aún cumplir con los objetivos del proyecto. En este punto participan todos los especialistas que tienen relación con la solicitud del cambio.
Aprueba, Rechaza o Posterga: Posterior a la identificación de las opciones, el CCB finalmente dará su veredicto de aprobar, rechazar o postergar el cambio. Cualquier decisión que tome el CCB tendrá en cuenta la evaluación del impacto, las opciones de implementación que se identificaron en los puntos anteriores y las justificaciones necesarias de la decisión tomada. Como un ejemplo de postergar, puede que no se tengan los recursos necesarios para el momento de la solicitud del cambio y será necesario postergarlo cuando se tengan los recursos disponibles, sin afectar a las otras áreas de conocimiento.
Actualizar el Registro de Cambios: El equipo de gestión se encargará de registrar las decisiones del CCB sobre los cambios, así como las justificaciones del veredicto. Este registro forma parte de los activos de los procesos de la organización y es importante para el equipo tenerlo actualizado ya que formará parte del registro histórico del proyecto.
Actualizar el Plan, los Documentos y las Líneas Base: El cambio, sea aprobado o postergado, puede generar cambios en otros aspectos del proyecto, como en los planes o las líneas base. Este punto está muy relacionado con la evaluación del cambio y la identificación de opciones de implementación. Como se tiene en cuenta, un cambio en alguna de las áreas de conocimiento afecta directa o indirectamente a las otras y el equipo de gestión reflejará esto en la documentación existente.
Después del Cambio
Posterior a la implementación del cambio, el Project Manager comunicará a los stakeholders (principalmente al creador de la solicitud) que el cambio se culminó con éxito y gestionará sus expectativas a través de la confirmación de si la solución era tal cual la esperaba.
De ser necesario, puede considerarse al stakeholder desde el inicio de la implementación del cambio para realizarlo de acuerdo a sus necesidades, sin caer en lo que en proyectos se conoce como el "gold plating" (bañar en oro). Obtener la validación del stakeholder aportará en su satisfacción para con el proyecto y permitirá mantener de una buena forma las relaciones con él/ella.
“...sin caer en lo que en proyectos se conoce como "gold plating" (bañar en oro).”
Finalmente, el equipo de gestión llevará el proyecto de acuerdo a las actualizaciones a los planes, documentos y líneas base que se realizaron en consecuencia del cambio y probablemente existirá un cambio de estrategia en su gestión si es que se requiere. De todas maneras, el equipo de gestión trabajará en la prevención de los cambios monitoreando continuamente el proyecto e identificando los puntos de mejora.
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¡Hasta pronto!
Referencia: Rita Mulcahy - Preparación para el examen PMP 9na edición.